Als je een vakantiewoning of andere toeristische accommodatie in Spanje verhuurt, is SES Hospedajes inmiddels net zo belangrijk geworden als je toeristenlicentie of je belastingaangifte. Het is een verplicht digitaal systeem van het Spaanse Ministerie van Binnenlandse Zaken waarmee alle gasten en reserveringen centraal worden geregistreerd.
Wat is SES Hospedajes?
SES Hospedajes is het nationale gastenregistratiesysteem van Spanje voor tijdelijke accommodatie. Het vervangt de oude, versnipperde systemen zoals papieren “parte de viajeros”, lokale Guardia Civil‑portalen en Webpol/E‑Hotel van de Nationale Politie. Via één online platform worden de gegevens van je gasten en boekingen doorgestuurd naar de veiligheidsautoriteiten, met als doel de openbare veiligheid te verbeteren en illegale verhuur tegen te gaan.
De wettelijke basis is Real Decreto 933/2021, een Koninklijk Besluit dat een landelijke, gestandaardiseerde manier van melden voorschrijft voor iedereen die tijdelijk verblijf aanbiedt.
Sinds wanneer geldt de verplichting?
Real Decreto 933/2021 is op 2 januari 2023 in werking getreden, maar de daadwerkelijke overgang naar SES Hospedajes verliep gefaseerd. In 2024 en 2025 heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken stap voor stap de nieuwe digitale register geactiveerd, waarbij de oude systemen geleidelijk zijn uitgezet.
Vanaf eind 2024 / 2025 geldt in de praktijk dat alle toeristische accommodaties hun gasten en reserveringen via SES Hospedajes moeten melden; het systeem is nu de standaard voor heel Spanje. Dat betekent dat je als verhuurder niet meer “vrijwillig” kunt kiezen tussen papier of een lokaal systeem: SES Hospedajes is de verplichte route.
Op wie is SES Hospedajes van toepassing?
De reikwijdte van SES Hospedajes is breed: bijna elke aanbieder van tijdelijk verblijf valt eronder. Je moet SES Hospedajes gebruiken als je bijvoorbeeld:
- Een “vivienda de uso turístico” (vakantiewoning) of toeristisch appartement verhuurt.
- Een rural house, B&B, pension, guesthouse of kleine boutique‑accommodatie runt.
- Een hotel, hostel, camping, glamping of andere professionele accommodatie beheert.
- Een woning via platforms als Airbnb, Booking.com, Vrbo of je eigen website kortdurend verhuurt.
Er zijn geen uitzonderingen op basis van aantal nachten, aantal gasten of wel/geen toeristenbelasting in jouw gemeente: ook wie slechts enkele weken per jaar verhuurt of in een stad zonder toeristenbelasting zit, moet alle gasten via SES Hospedajes registreren.
Naast logies vallen sommige autoverhuur‑bedrijven zonder chauffeur ook onder hetzelfde Koninklijk Besluit, maar voor de meeste lezers van Spainable zal het vooral gaan om de verplichtingen voor accommodaties.
Welke gegevens moet je doorgeven?
SES Hospedajes eist twee soorten meldingen per verblijf: één voor de reservering en één voor de individuele gastgegevens.
Voor elke gast (meestal vanaf 14 of 16 jaar, afhankelijk van de interpretatie) moet je onder meer registreren:
- Volledige naam en achternaam
- Geboortedatum en -plaats
- Nationaliteit
- Soort identiteitsdocument (DNI, NIE, paspoort) en nummer
- Uitgiftedatum en vervaldatum van het document
- Adres van de accommodatie
Voor elke reservering stuur je onder andere:
- Aankomstdatum en vertrekdatum
- Aantal gasten
- Tarief per nacht of totaalprijs van het verblijf
- Basisgegevens van de accommodatie (capaciteit, type, eventueel registratienummer)
Deze gegevens moeten digitaal via SES Hospedajes worden verzonden binnen strikte termijnen: de reservering binnen een beperkt tijdsvenster na bevestiging, en de gastgegevens uiterlijk binnen 24 uur na check‑in. Daarnaast moet je een kopie van de registraties minimaal drie jaar bewaren, fysiek of digitaal, voor eventuele controles.
Wat zijn je kernverplichtingen als host?
Samengevat creëert SES Hospedajes drie hoofdverplichtingen voor verhuurders van vakantiewoningen en andere toeristische accommodaties in Spanje:
- Registratie van jezelf en je accommodatie
Je moet je eerst als aanbieder registreren in het SES Hospedajes‑systeem, meestal met een digitaal certificaat (FNMT), DNIe of Cl@ve, en vervolgens elke accommodatie eenmalig aanmaken met de gevraagde basisgegevens. - Tijdig melden van reserveringen én gasten
Voor elk verblijf moet je zowel de reservering als de gastgegevens op tijd doorgeven. Alleen de gasten melden is niet voldoende; hosts die stap 2 (reservering) overslaan lopen extra risico op boetes. - Bewaren van je gegevensarchief
Ook als alles via SES Hospedajes wordt verzonden, blijft de plicht bestaan om een eigen archief bij te houden met de verzonden gegevens gedurende ten minste drie jaar. Dit archief moet veilig worden bewaard en voldoen aan de privacywetgeving.
Wie draagt juridisch de verantwoordelijkheid?
Volgens Real Decreto 933/2021 ligt de verantwoordelijkheid bij de “dienstverlener van de accommodatie” – dus bij degene die de logies feitelijk aanbiedt. Dat kan zijn:
- De eigenaar die zelf verhuurt en alle gasten regelt.
- Een property manager of verhuurbureau dat de exploitatie namens de eigenaar verzorgt.
Online boekingsplatforms zoals Airbnb of Booking.com hebben eigen dataverplichtingen, maar ze nemen jouw SES Hospedajes‑plicht als host niet over: jij (of je beheerder) blijft degene die juridisch aansprakelijk is voor correcte en tijdige melding.
Gebruik je een channel manager of specialistische software die automatisch met SES Hospedajes koppelt, dan helpt dat enorm in de praktijk, maar wettelijk blijf jij degene die verantwoordelijk is voor de inhoud en de timing van de meldingen.
Wat zijn de mogelijke sancties?
Real Decreto 933/2021 bevat een sanctieregime voor wie niet (goed) meldt.
- Lichte overtredingen (bijvoorbeeld onvolledige gegevens of kleine vertragingen) kunnen leiden tot boetes tot ongeveer 600 euro.
- Ernstige overtredingen (zoals structureel niet melden of bewust foutieve gegevens aanleveren) kunnen boetes tot 30.000 euro opleveren, plus inspecties en in extreme gevallen schorsing van de verhuuractiviteit.
Belangrijk: deze plichten staan los van regionale toeristenregistraties, toeristenbelasting of je Spaanse belastingaangifte (IRNR / IRPF). Je kunt dus een volledig geldige toeristenlicentie en correcte belastingbetaling hebben, en toch een hoge boete krijgen als je SES Hospedajes‑meldingen niet kloppen.
Spainable 